Недавно я писал про встречу с клиентом и свою ошибку в подготовке. Эта встреча принесла пользу. Мы записали наш разговор и сделали из него подробный отчет. Сегодня я расскажу о самом важном из этого отчета — как IT-отдел и бухгалтерия могут прекратить споры.
Полный отчет вы можете найти на сайте SoftOnIT: ссылка на полный кейс
В чем проблема: два разных взгляда
Споры между IT и бухгалтерией почти всегда касаются учета оборудования.
Как видит бухгалтерия: Любая вещь, будь то ноутбук или мышь, — это актив компании. Его надо записать, дать ему номер и назначить ответственного. Обычно это тот, кто вещью пользуется. Каждое движение техники требует бумажного документа. Чтобы что-то выбросить, нужна своя процедура.
Как видит IT-отдел: Оборудование постоянно двигается. Сегодня ноутбук у одного человека, завтра — у другого. Мышь меняется за минуту. Диск в сервере сломался — его выкинули. Если для каждого такого шага готовить документы для бухгалтерии, IT-специалисты будут заниматься только бумагами.
Результат: все недовольны, а в учете беспорядок.
Как клиент решил задачу: разделить ответственность
Наш клиент — компания, у которой есть заводы и офисы в разных местах. Они придумали простой способ. Главная идея: ясно поделить, кто за что отвечает, и закрепить это официальным документом.
Как это у них устроено:
- Вся ответственность на IT-отделе. По внутреннему приказу, вся компьютерная техника находится в ведении IT-отдела. Руководитель IT отвечает за все оборудование в компании.
- Бухгалтерия общается только с IT. Когда поступает новая техника, бухгалтеры ставят ее на учет и сразу передают IT-отделу по акту. На этом их работа с конкретной вещью закончена до момента списания. Они работают с общими цифрами и документами от IT.
- IT-отдел ведет свой учет. В нашей программе (Управление IT-отделом 8) специалисты следят, где находится каждая единица техники. Они отмечают, что ноутбук выдан такому-то человеку, но это их внутренняя запись. Для бухгалтерии этот ноутбук все еще числится за IT-отделом.
- Ответственность сотрудника. Получая технику, работник подписывает документ о передаче с IT-отделом. Если он что-то потеряет, отвечать будет перед IT. Руководство компании знает и поддерживает этот порядок.
- Простое списание. IT-отдел готовит документ о техническом состоянии и отправляет бухгалтерам записку: «Просим списать 5 единиц оргтехники на такую-то сумму». Этого бухгалтерии хватает, чтобы провести операцию.
- Минусы тоже есть. Куда ж без них. За удобство приходится платить тем, что за все отвечает ИТ-подразделение. Но если контакт с бухгалтерией найден, то это, наверное, не такая уж и проблема.
Что это дает?
- Бухгалтеры довольны. Им больше не нужно отслеживать сотни мелких вещей. Они общаются с IT при помощи понятных им документов и цифр.
- IT-отдел получает больше времени на работу. Специалисты могут быстро управлять оборудованием и не тратят время на лишние бумаги.
- В учете все ясно. Деньги считает бухгалтерия. Фактическим наличием техники управляет IT. Путаницы нет.
Это показывает, как один официальный документ и подходящая программа для учета убирают почти все споры.
А как у вас построена работа с бухгалтерией? Удалось договориться или вы спорите из-за каждого старого жесткого диска? Напишите в комментариях!
